5. Các nhóm thông tin cho quản lý và lập kế hoạch

Mỗi lĩnh vực quản lý/mỗi loại kế hoạch cần các thông tin riêng. Song nhìn chung thì cần có những nhóm thông tin cũng như thông tin cụ thể như sau:

5.1. Thông tin về bệnh tật

Tỉ lệ mắc.

Tỉ lệ chết.

Tỉ lệ biến chứng.

Tỉ lệ tàn phế các mức độ.

Tỉ lệ được điều trị.

Tỉ lệ khỏi bệnh

Tỉ lệ tàn phế, di chứng

Tỉ lệ bị phơi nhiễm hay nguy cơ cao mắc bệnh...

Các tỉ lệ trên có thể mô tả theo giới, tuổi, nghề nghiệp, dân tộc... Ví dụ, tại tỉnh M, năm 2010 tỉ lệ mắc lao như bảng 10.

Bảng 10. Tỉ lệ mắc lao tỉnh M, năm 2010

              v.v.

5.2. Thông tin về phòng bệnh

Tỉ lệ dân uống thuốc phòng

Tỉ lệ dân tiêm vắc xin.

Tỉ lệ dân có kiến thức về  phòng chống bệnh một bệnh nào đó.

Tỉ lệ dân sử dụng các biện pháp phòng bệnh (tuỳ theo bệnh).

…

5.3. Thông tin về nguồn lực y tế

Số cán bộ y tế hoạt động/10.000 dân.

Số lượng thuốc các loại và từng loại.

Chất lượng cán bộ y tế: CKI, CKII...

Số lượng và chất lượng các cơ sở tư vấn, phòng bệnh, điều trị công.

Số lượng  cơ sở vật chất trang thiết bị y tế.

Số kinh phí cho phòng bệnh/người dân/năm.

Số phòng khám tư nhân, hiệu thuốc tư.

Số lượng và chất lượng hoạt động y, dược tư nhân…

5.4. Thông tin về sự hỗ trợ của y tế tuyến trên

Sự chỉ đạo, đường lối chính sách.

Số kinh phí sẽ được hỗ trợ.

Cơ sở vật chất, thuốc và trang thiết bị sẽ được hỗ trợ.

Số nhân lực (ngày công) sẽ được hỗ trợ .

Mục tiêu hay chỉ tiêu kế hoạch trên giao...

5.5. Thông tin về phía người dân trong cộng đồng

     * Kinh tế :

Thu nhập bình quân đầu người/năm.

Tỉ lệ hộ giàu nghèo.

Tỉ lệ dân theo các nghề chính trong cộng đồng ...

Tập quán của người dân…

    * Dân số :

Tổng dân số.

Tỉ suất sinh thô, chết thô và phát triển dân số tự nhiên.

Số lượng và tỉ lệ dân theo nhóm tuổi.

Tỉ lệ các dân tộc trong cộng đồng...

    * Văn hoá - xã hội - địa lý - khí hậu.

Tỉ lệ dân có trình độ học vấn: Tiểu học, trung học, đại học, cao đẳng.

Tỉ lệ người lớn mù chữ.

Tỉ lệ hộ gia đình có ti vi, tỉ lệ dân đọc báo hàng ngày.

Tỉ lệ hộ gia đình cầu cúng khi đau ốm.

     Tỉ lệ dân có phong tục tập quán lạc hậu như bón phân tươi, uống nước chưa đun sôi, ăn gỏi thịt, cá sống ... Cần chú ý vấn đề địa lý như địa hình rừng núi, sông nước, sình lầy... vẽ bản đồ hành chính và địa lý của cộng đồng.

5.6. Thông tin về thực hiện các dịch vụ y tế

Tỉ lệ dân tới khám, chữa tại các cơ sở y tế nhà nước, tư nhân, khám điều trị bằng y học cổ truyền.

Tỉ lệ phụ nữ tuổi sinh đẻ có chồng thực hiện các biện pháp tránh thai.

Tỉ lệ phụ nữ có chồng (15-49 tuổi) sinh con thứ 3, 4 ...

Tỉ lệ hộ gia đình sử dụng hố xí hợp vệ sinh, dùng nước sạch ...

5.7. Thông tin về môi trường chung

Số lượng hóa chất bảo vệ thực vật, phân hoá học dùng/1m²/năm.

Số nguồn phát ra các độc hại cho sức khoẻ như tiếng ồn, các tia ... và tỉ lệ dân bị ảnh hưởng v.v... Ví dụ, số các nhà máy, xí nghiệp, bãi rác trong cộng đồng và tỉ lệ dân bị ảnh hưởng.

5.8. Thông tin về sự hỗ trợ của cộng đồng

Số các ban ngành, đoàn thể và tổ chức xã hội ủng hộ.

Số tổ chức ủng hộ nhân lực (số ngày công), ủng hộ kinh phí (số tiền), ủng hộ cơ sở vật chất (số lượng và tên cơ sở vật chất).

Tỉ lệ và số lượng dân ủng hộ giải quyết vấn đề tồn tại v.v...

Trong lập kế hoạch, người quản lý cần các thông tin của cơ sở y tế của mình quản lý/(cộng đồng mình trực thuộc) song cần thu thập cả các thông tin của cơ sở y tế của bạn/(cộng đồng bên cạnh, hoặc các cộng đồng trong vùng) xem cùng một lĩnh vực y tế thì cơ sở y tế của mình/(cộng đồng mình) xếp vào loại nào nếu đem so sánh. Điều đó có ích cho việc xác định vấn đề sức khỏe và thiết lập mục tiêu của bản kế hoạch.

Thông tin nào chưa có số liệu cụ thể thì cần thảo luận với những người liên quan để ước lượng, nhưng sau đó người quản lý phải tổ chức ngay việc theo dõi, đo đạc và thu thập thông tin đó trên thực tế, phục vụ cho lần làm kế hoạch sau tốt hơn.

Mỗi loại cơ sở y tế sẽ có nhu cầu sử dụng các nhóm thông tin khác nhau. Đối với các cơ sở y tế của nhà nước, các nhu cầu này thường thể hiện dưới dạng các bộ chỉ số/ số liệu được Nhà nước hay Bộ Y tế quy định (Ví dụ, Bộ chỉ số cơ bản đo lường chất lượng bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định 7051 QĐ-BYT, ngày 29-11-2016 của Bộ Y tế hay Quy định Hệ thống chỉ tiêu thống kê cơ bản ngành y tế ban hành kèm theo Thông tư số 20/2019/TT-BYT ngày 31/7/2019 của Bộ Y tế).

6. Các phương pháp và công cụ thu thập thông tin

6.1. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp (Qua sổ, sách, báo cáo sẵn có)

Cần xây dựng và củng cố hệ thống tổ chức báo cáo từ dưới lên. Công cụ để thu thập thông tin theo phương pháp này là các biểu mẫu, sổ sách - đó là các bảng, biểu thiết kế sẵn với các chỉ số và thông tin rất cụ thể (empty table). Người đi thu thập thông tin lấy các chỉ số, thông tin trong các báo cáo điền vào các ô hay các dòng để trống của biểu mẫu.

6.2. Quan sát, nghe ngóng tại các cuộc họp hay đi thực tế: Công cụ  thu thập thông tin theo phương pháp này là các bảng kiểm (dùng để quan sát) hay sổ sách để ghi chép các thông tin định tính mà ta nghe được. Đôi khi thông tin không chính xác và đầy đủ.

6.3. Phỏng vấn cá nhân: Dùng bộ câu hỏi phỏng vấn trực tiếp, ta sẽ thu được cả thông tin định tính và định lượng.

6.4. Thảo luận nhóm tập trung (Focus group discussion): Nhóm gồm 5 - 10 người, thảo luận tập trung vào một số câu hỏi. Thảo luận sâu nên khai thác được nhiều ý kiến. Dùng bộ câu hỏi và ghi biên bản/ ghi âm để khai thác và thu nhận thông tin.

6.5. Dùng trắc nghiệm (test): Ví dụ, muốn xác định tỉ lệ dân mang kí sinh trùng sốt rét trong máu, cần lấy máu soi lam kính...

Ngoài ra có thể dùng thư gửi qua bưu điện hay gọi điện thoại để thu thập thông tin... Với phương pháp này ta dùng bộ câu hỏi tự điền (để gửi thư). Ngày nay nhiều người còn gửi bộ câu hỏi khảo sát qua email...

Chú ý: Khi thu thập thông tin bằng phỏng vấn, quan sát qua bảng kiểm và trắc nghiệm, nếu đối với quần thể lớn mà không thể điều tra toàn bộ quần thể được thì cần tiến hành chọn mẫu (mẫu đại diện) để đảm bảo thông tin thu được là phản ánh khá chính xác tình hình của cộng đồng (cần nghiên cứu kỹ các loại mẫu của dịch tễ học).

7. Biểu diễn thông tin y tế

Biểu diễn thông tin định lượng bằng các bảng, biểu đồ... Nếu là thông tin định tính thì xếp theo nhóm giúp xử lý thuận lợi.

7.1. Thông tin định lượng

Cách biểu diễn rất quan trọng, từ đó giúp người xem hiểu được ý nghĩa của thông tin. Ví dụ, ta thu được rất nhiều các thông tin định lượng về dân số của một địa dư hành chính như số lượng dân theo lứa tuổi chẳng hạn. Cách biểu diễn tốt nhất là vẽ thành tháp dân số sẽ giúp cho người xem thấy rõ được tỷ lệ, số lượng dân phân bổ theo tuổi, giới. Đặc biệt nhìn rõ được độ lớn dân số của từng giới và của chung toàn bộ dân cư qua cấu trúc tuổi.

Thông tin định lượng còn được trình bày qua các bảng số liệu. Bảng có nhiều cột và nhiều dòng tuỳ theo số lượng các số liệu và loại thông tin. Bảng số liệu có ưu điểm lớn là trong một bảng nhỏ, không tốn nhiều diện tích giấy ta có thể biểu diễn nhiều số liệu, song nhược điểm lớn là người xem khó thấy được biến thiên của các đại lượng (các biến), khó nhìn bao quát và tổng hợp các thông tin trong bảng.

Một cách biểu diễn thông dụng nữa là dùng các loại biểu đồ để biểu diễn thông tin định lượng. Tuỳ loại thông tin mà ta chọn biểu đồ thích hợp: Cột, hình tròn, dây... Biểu đồ cho ta tính khái quát cao của thông tin, cho thấy được chiều hướng đang tăng hay giảm, so sánh thông tin dễ dàng...

7.2. Biểu diễn thông tin định tính

Cách đơn giản là lập bảng danh mục tương ứng với mã chủ đề. Khi lập bảng danh mục cần nhớ giữ các nội dung giống nhau từ nguồn số liệu theo các khoản mục thêm vào bảng danh mục, vì thế sau này nếu cần ta có thể trở lại với bản số liệu gốc. Sau đây là ví dụ minh họa.

Nguyên nhân của sự quá tải người bệnh tại bệnh viên huyện có thể gồm ba nhóm nguyên nhân sau:

Nhóm 1: Các nguyên nhân do trạm y tế cơ sở (mã hoá là YTCS), gồm:

Trạm y tế xã thiếu bác sĩ.

Trách nhiệm cán bộ trạm y tế xã không cao, hay bỏ trực.

Thiếu trang thiết bị  khám chữa bệnh.

Nhóm 2: Các nguyên nhân về cơ chế, chính sách (mã hoá CCCS), gồm:

Thực hiện khám chữa bệnh ban đầu cho người có thẻ bảo hiếm y tế tại bệnh viện huyện.

Bỏ quy định giấy giới thiệu hay thong tuyến, người bệnh tự do lên tuyến huyện chữa bệnh. ..

Một cách khác để xem xét thông tin định tính là lập bảng ma trận. Đó là một bảng nhưng không phải là số trong các ô mà là các từ, đoạn văn. Chủ đề hay câu hỏi được ghi vào mỗi một cột và mỗi hàng là các nguồn thông tin khác nhau. Ví dụ kết quả thảo luận nhóm tập trung với các nhóm bà mẹ khác tuổi về thực hành ăn sam được tóm tắt trong một ma trận tại bảng 11.

Bảng 11 cho thấy hai nhóm bà mẹ có những điểm khác nhau: Nhóm bà mẹ ít tuổi cho trẻ ăn sam lần đầu sớm hơn, hay dùng thức ăn đặc hơn so với  các bà mẹ cao tuổi.

Ngoài ra, còn nhiều cách biểu diễn thông tin định tính khác như biểu diễn bằng sơ đồ (diagram ), sơ đồ diễn tiến (flow chart), bản đồ...trong khuôn khổ của bài này, chúng tôi không đi sâu, cần tham khảo thêm các tài liệu giới thiệu về phân tích định tính. Đặc biệt khi mô tả về mô hình tổ chức hay phương thức quản lý của một cơ sở y tế thì chủ yếu dùng các thông tin định tính như vẽ sơ đồ tổ chức, sơ đồ cấu trúc, mô tả quy trình quản lý, quy trình và phương pháp xây dựng bản kế hoạch...

Bảng 11. Ma trận về thức ăn sam cho trẻ của các bà mẹ ở các nhóm tuổi khác nhau

8. Lưu giữ và xử  lý thông tin y tế

Với thông tin định lượng người ta lưu giữ và xử lý trong máy vi tính bằng các phần mềm: Excel, Epi Info, SPSS, Foxpro, Stata... Thông tin định tính lưu giữ trong máy vi tính bằng phần mềm soạn thảo văn bản, Ethnograph, sổ sách. Xử lý bằng máy (phần mềm Ethnograph ) hay bằng phương pháp thông thường.

9. Phân tích thông tin

Phân tích thông tin rất quan trọng, cùng một thông tin nhưng phân tích khác nhau sẽ cho ý nghĩa và ứng dụng khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu của công tác quản lý và lập kế hoạch y tế mà phân tích thông tin theo hướng cần thiết. Sau đây, xin trình bày một số ví dụ về phân tích thông tin y tế.

9.1. Phân tích theo các yếu tố tự nhiên

Phân tích theo các yếu tố như thời gian, không gian, nhóm tuổi, giới... Ví dụ, xem tỉ lệ người mắc bệnh dạ dày theo từng nhóm tuổi, giới, dân tộc, theo mùa nóng và lạnh… Dựa vào các thông tin định lượng và định tính phân tích tiếp xem nguyên nhân hay các yếu tố liên quan của tỉ lệ đó là gì.

9.2.Phân tích theo các yếu tố xã hội

Các yếu tố xã hội như kinh tế, văn hoá, nghề nghiệp...Ví dụ, tỉ lệ bệnh dạ dày theo nhóm giầu/nghèo, trình độ học vấn cao/thấp...

Phân tích những thuận lợi và khó khăn cho công tác quản lý/lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch...

Ví dụ về phân tích thông tin bệnh viện trong bài tập tình huống sau:

Thoạt nhìn vào số liệu trong bài tập tình huống trên ta đồng ý với kết luận của tác giả bản báo cáo: Hoạt động của Bệnh viện năm 2018 tốt hơn 2017. Nhưng nếu phân tích kĩ ta thấy kết luận này chưa hợp lý. Xem số liệu thứ 1, 2 và 4 ta thấy, trong hai năm liên tục có sự tăng rất đột biến, năm 2018 tăng cao nhiều và đột ngột so với năm 2017. Nguyên nhân chủ yếu và phổ biến của sự tăng đột ngộ các số liệu này thường là: Một, trong huyện có dịch bệnh xảy ra nưm 2018. Hai là, có sự thay đổi chính sách gì đó ở tuyến xã (ví dụ, không tổ chức khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiệm y tế ở tuyến xã năm 2018 hay thực hiện thông tuyến khám chữa bệnh...). Nguyên nhân nữa có thể xảy ra: Một loạt các bác sĩ tuyến xã về hưu...Nguyên nhân do chất lượng hoạt động của Bệnh viện M năm 2018 hơn 2017 là điều khá hiếm xảy ra trong khoảng thời gian chỉ có năm trước và năm sau. Một vấn đề nữa, cả một huyện thường chỉ có một bệnh viện huyện, nơi gần gũi và tiện nhất nên người dân trong huyện thường hay lui tới, cho nên kết luận trên rất thiếu cơ sở khoa học. Riêng với số liệu thứ 3 (số tử vong), dù năm 2018 có giảm xuống số 0 chăng nữa, cũng không có giá trị suy diễn rằng hoạt động của bệnh viện tốt lên. Chỉ cần đưa ra chính sách: Chuyển hết người bệnh nặng lên tuyến trên thì số tử vong này giảm mạnh, thậm chí về số 0. Mặt khác, bệnh viện thường có 7 nhiệm vụ do Chính phủ giao, với 4 số liệu trên mà chỉ về khám chữa bệnh thôi, không có số liệu/ thông tin về các nhiệm vụ khác: Phòng bệnh, nghiên cứu khoa học, chỉ đạo tuyến.. lại càng không đưa ra được kết luận như vậy. Tóm lại, sau  khi phân tích kĩ 4 số liệu, ta không đưa ra được kết luận trên và cũng không đưa ra được kết luận nào cả vì thiếu nhiều thông tin hỗ trợ.

Tóm lại, thông tin và quản lý chất lượng thông tin y tế là khâu quan trọng của chu trình quản lý và cũng là khâu đầu tiên của quy trình lập kế hoạch (lập kế họach dựa trên bằng chứng). Người cán bộ quản lý phải có thông tin y tế theo đúng yêu cầu, biết sử dụng các phương pháp để có thông tin bảo đảm theo yêu cầu, đồng thời biết  lưu giữ, trình bày và phân tích thông tin để phục vụ cho quản lý nói chung và lập kế hoạch nói riêng tốt.

10. Một số yếu tố đảm bảo cho quản lý tốt thông tin y tế

10.1. Xây dựng mạng lưới quản lý thông tin

Lãnh đạo cơ sở y tế nhất thiết phải xây dựng mạng lưới quản lý thông tin tại cơ sở y tế của mình ở mọi cấp quản lý từ Ban giám đốc tới các đơn vị nhỏ (phòng, ban, khoa...). Mạng lưới phủ kín toàn đơn vị, tạo ra một mạng lưới rộng khắp, thống nhất (network). Hệ thống mạng lưới này sẽ hỗ trợ rất tốt cho quản lý thông tin toàn cơ sở y tế.

10.2. Bố trí nhân lực quản lý thông tin

Về số lượng, cần bố trí đủ nhân lực quản lý thông tin ở mọi cấp quản lý. Về chất lượng, cần đảm bảo cho đội ngũ cán bộ này được đào tạo bài bản về thông tin y tế và quản lý thông tin y tế, quan trọng hơn nữa là tuyển chọn người có tâm huyết, có trách nhiệm cao phục vụ cho công tác này.

  10.3. Quy chế quản lý thông tin y tế

Cần thiết chấp hành tốt các quy chế, quy định về quản lý thông tin do nhà nước hay Bộ Y tế ban hành, bên cạnh đó đơn vị y tế cũng cần bàn hành quy chế riêng sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Quy chế thường tập trung vào các khâu: Thu thập, lưu giữ, xử lý, phân tích, báo cáo, kiểm tra, thanh tra, giám sát, đánh giá, sử dụng …thông tin y tế. Nghiên cứu và áp dụng các phương thức quản lý tiên tiến của thế giới (ISO) cho quản lý thông tin y tế.

10.4. Đầu tư nghiên cứu khoa học trong quản lý thông tin y tế

Từ trước tới nay, việc đầu tư cho quản lý thông tin y tế còn chưa tương xứng, nhất là việc đầu tư nghiên cứu để cải tiến công tác này. Nhất thiết phải đầu tư các công trình nghiên cứu khoa học nhằm phát minh hay áp dụng kĩ thuật mới để cải tiến chất lượng công tác này.

10.5. Tăng cường cơ sở vật chất, kĩ thuật

Một dạng đầu tư khác nữa cho công tác này là tăng cường cơ sở vật chất, kĩ thuật như hiện đại hóa máy móc, trang thiết bị, hiện đại hóa kĩ thuật như các phần mềm quản lý thông tin.

10.6. Chiến lược quản lý thông tin

Mỗi đơn vị y tế nhất thiết phải xây dựng một kế hoạch chiến lược (định hướng chiến lược) về công nghệ thông tin cho mình, lồng ghép chung với định hướng chiến lược chung.

Doctor SAMAN

PGS.TS Vũ Khắc Lương

Tài liệu tham khảo

1. Vũ Khắc Lương, Tăng Chí Thượng, Trần Viết Tiệp (2015) “Quản lý chất lượng thông tin y tế”, Quản lý chất lượng trong cơ sở y tế và chăm sóc sức khỏe cộng đồng, Nhà xuất bản Y học.

2. Bộ Y tế (2016) Bộ chỉ số cơ bản đo lường chất lượng bệnh viện ban hành kèm theo Quyết định 7051 QĐ-BYT, ngày 29-11-2016 của Bộ Y tế

3. Bộ Y tế (2019) Quy định Hệ thống chỉ tiêu thống kê cơ bản ngành y tế ban hành kèm theo Thông tư số 20/2019/TT-BYT ngày 31/7/2019 của Bộ Y tế.

4. Bộ Y tế (2006) Thông tin và quản lý thông tin y tế công cộng, cập nhật ngày 09-2-2021 tại: https://healthvietnam.vn/thu-vien/tai-lieu-tieng-viet/to-chuc-quan-ly-y-te/thong-tin-va-quan-ly-thong-tin-y-te-cong-cong

5. Tổ chức Y tế thế giới (2018) Tổng quan quốc gia về nhân lực Y tế Việt Nam, trang 10.